Banyak Waktu Pejabat Digunakan untuk E-mel?

AHAD, 29 Julai 2012
Oleh:   ZULKIFLI  SALLEH

Beberapa tahun lalu, saya berurusan dengan pihak Google, dan semasa berurusan itu, saya sering berhubung dengan wakilnya di Kuala Lumpur melalui e-mel.  Staf Google menyedari bahawa saya selalunya menjawab e-mel dia pada waktu malam, lalu dia bertanyakan mengapa.  

Jelas saya, pada waktu pejabat, saya agak sibuk. Saya lazimnya membaca e-mel pada waktu pejabat, tetapi mana-mana e-mel yang memerlukan  penjelasan atau ulasan tertentu yang tidak memerlukan jawapan segera, saya lebih gemar menjawabnya di rumah kerana waktu itu agak tenang dan memberikan ruang kepada saya untuk berfikir sebelum menjawab. Pada waktu itu juga saya dapat membaca sesuatu e-mel itu dengan lebih tekun dan terperinci berbanding ketika waktu pejabat.  

Ringkasnya, saya cuba menggunakan waktu pejabat saya untuk e-mel seminimum yang mungkin.  Sebenarnya, kekangan masa itu mendorong saya dan mungkin orang lain juga untuk membuat pilihan berdasarkan keutamaan.

Jordan Weissman yang menulis dalam The Atlantic, dengan memetik sumber McKinsey Global Institute,  mendedahkan bahawa seseorang menggunakan masa 13 jam seminggu, atau 28 peratus waktu pejabat, untuk e-mel.  Dengan andaian dua minggu bercuti, maka jumlah waktu pejabat  yang digunakan untuk e-mel ialah 650 jam setahun.

Saya masih ingat bahawa pada awal tahun 2000-an, pernah dibahaskan bahawa adakah Internet meningkatkan produktiviti?  Hal ini demikian kerana Internet digunakan untuk tujuan lain, seperti mengikuti pasaran saham, mencari jualan murah, dan memenuhi kegemaran peribadi. 

Kini, selain e-mel, kita mempunyai Facebook, Twitter antaranya, yang begitu popular dan  digunakan dengan  begitu meluas.  Maka, hal ini tidak dapat tidak, banyak menggunakan waktu pejabat, meskipun penggunaan itu untuk tujuan peribadi, paling tidak untuk mencurahkan perasaan.

Memang tidak dapat dinafikan bahawa teknologi banyak membantu sesebuah organisasi  meningkatkan produktiviti dan kecekapan, seperti dengan kewujudan percetakan 3D. Namun, apabila teknologi itu disalahgunakan, maka hasil yang sebaliknya akan diperoleh. Seseorang staf yang sepanjang "menghadap" komputer belum tentu dia menggunakannya, sama ada untuk tugas rasmi atau tujuan peribadi.  Seseorang ketua pula tidak mudah untuk mengesan perbuatan tersebut dengan begitu pantas.  Kalaupun dia mengesyaki menggunakan komputer untuk tujuan peribadi dan bukannya untuk tujuan rasmi, mustahil dia pergi menjengokkan mukanya ke arah komputer staf berkenaan.